Hva er intranett, og hvilke fordeler gir det?

Hva er intranett? 

Intranett er et internt nettverk som bedrifter bruker for å spre interne nyheter, kunnskap og ideer. Det er kun ansatte i bedriften som har adgang til intranettet, og de kan bruke det til alt fra å koordinere arbeidsoppgaver, til å planlegge den kommende sommerfesten eller julebordet. 

Hva betyr det egentlig? 

Det er bedriftens interne webløsning, som er tilgangsbegrenset. Du kan forestille deg at intranett fungerer på samme måte som internett. Det er bygget opp med samme teknologi og datanettverk, men brukes kun av ansatte i bedriften. Og intranettet har ikke alle funksjonene som det verdensomspennende internettet har, som å surfe på nettaviser og -butikker, men er en beskyttet og lukket del av internett. 

Hva brukes intranett til? 

Intranett brukes til å spre kunnskap og formidle nyheter blant ansatte. Det startet som en kommunikasjonskanal, som er den primære årsaken til hvorfor det har blitt populært blant mange bedrifter, og har utviklet seg til å bli en informasjonshub for administrasjon og kommunikasjon på arbeidsplassen. 

Man kan generelt dele bruksområdet til intranett i tre ulike grupper: 
 

1. Kunnskapsdeling 

Du deler informasjon, nyheter, filer og bilder med kollegene dine, med trygghet og visshet om at ingen andre utenfor virksomheten kan få fatt i det. Derfor er intranettet et opplagt sted å dele kundeinformasjon, økonomiske nøkkeltall eller innsikt i personaleopplysninger. 

2. Planlegging 

Du kan bruke intranettet til å planlegge felles aktiviteter eller ta initiativ til hyggelige sammenkomster. Det vil si at intranettet er et godt sted å koordinere lunsj, afterwork, sommerfest og julebord. Det er naturligvis også et bra sted å koordinere arbeidsoppgaver og planlegge ferieavvikling på tvers av avdelinger og mellom ansatte. 

3. Kommunikasjon 

Kommunikasjon er tredje og siste bruksområde, som også er tett forbundet med kunnskapsdeling og planlegging. Anse intranettet som en ressurs i seg selv som kan oppmuntre til samarbeid. De fleste intranett har funksjoner som legger til rette for dialog, for eksempel med chat-funksjoner eller grupper. Her kan flere ta initiativ til bedre arbeidsprosesser eller morsomme teambuilding-aktiviteter.

Det skapes et digitalt rom, som, hvis brukt effektivt, vil understøtte – og i noen tilfeller forsterke – de eksisterende, tradisjonelle arbeidsprosessene i bedriften. 

Et intranett som oppmuntrer til en fokusert og engasjert arbeidsplass 

Et intranett skal være brukervennlig og legge til rette for internt samarbeid i bedriften. Med Getynet Insider, vårt engasjerende intranett, er det enkelt å spre kunnskap og dele innsikt til kollegene dine. Opprett egne grupper og del fagressurser og bygg en sterk teamkultur på begge sider av skjermen. 

Prøv Getynet Insider 

Typiske funksjoner i et intranett 

Oppslag og kommunikasjon på arbeidsplassen 

Intranett fungerer som en digital oppslagstavle, der ansatte kan dele nyheter. Flere intranett har øremerkede nyhetsvegger og informasjonssider, som man kan skreddersy etter ønsket formål. Noen bedrifter ønsker nyhetsvegger med kun profesjonelt innhold, mens andre ønsker at nyhetsveggen også skal oppmuntre til å dele personlige nyheter. Både salg, nye kunder og forfremmelser kan deles her, samt oppslag om forlovelser eller graviditet. Dette er nyheter som knytter ansatte tettere sammen og bidrar til å styrke arbeidskulturen. 

Grupper og chat 

Dersom det er nyheter eller informasjon som ikke alle i virksomheten trenger eller kan vite, er det mulig å etablere grupper på intranett. Dette kan være grupper som kun inkluderer en spesifikk avdeling eller kun omhandler et prosjekt eller kunde. Her kan alle relevante oppdateringer deles. 

Samtidig kan du føre en-til-en dialog på intranett. Mange tilbyr en chat-funksjon hvor ansatte kan snakke sammen og planlegge både arbeidsrelaterte initiativer og sosiale arrangementer. Her kan du også dele bilder og filer, og i intranettet får du også tilgang på en kalender som gjør hele planleggingen lettere. 

Booking av utstyr og møtelokaler

Intranettet fungerer også utmerket til å håndtere alle praktiske oppgaver. Alt av praktiske hensyn, fra booking av møtelokaler og utstyr, til koordinering av fredagsbar, kan gjøres direkte i intranettet. I de fleste tilfeller kan du integrere intranett med andre systemer, Google-kalendere eller lignende for å sikre en sømløs flyt av informasjon mellom de digitale systemene dere bruker på arbeidsplassen. 

Administrasjon 

Intranett oppmuntrer også til smidig administrasjon. Det er en destinasjon for kommunikasjon og praktiske hensyn, som vi allerede har nevnt. Dermed blir det en hub for informasjon, der du kan samle relevante dokumenter, bilder og filer i et arkiv. På den måten kan man alltid finne tilbake til gammel informasjon og holde seg oppdatert på interne prosesser. Det er for eksempel enkelt å koordinere en ferieplan i bedriften hvis alle bruker systemet til å booke inn og planlegge ferieavvikling. 

Selvbetjening 

Med intranett kan du samle alle aktivitetene på ett sted, i stedet for å navigere mellom flere titalls forskjellige programmer. I tillegg til å kommunisere og planlegge, er det ofte mulig å legge inn reiseregninger og andre utlegg, samt gjøre timeregistrering på et intranett. Allerede her sparer du mye tid på å ikke hoppe inn og ut mellom ulike systemer. Slike selvbetjeningsløsninger, hvor redigerbar informasjon blir lagret i systemet eller i andre integrerte systemer, reduserer papirarbeidet og effektiviserer administrasjonen. 

Hvorfor bør jeg bruke et intranett i min bedrift? 

Hvorfor intranett, spør du? Jo, fordi det gjør den interne kommunikasjonen smidigere, det underbygger de kollegiale båndene og reduserer tradisjonelt papirarbeid. 

Med et intranett blir det lettere for deg og dine kolleger å finne den informasjonen de er på jakt etter. Her kan de finne informasjon om arbeidsforhold og registrere ferie, utlegg eller arbeidstid. Utover slike praktiske forhold, er intranett et viktig redskap for å bygge opp og vedlikeholde kulturen på arbeidsplassen. Her kan man dele og oppsøke informasjon selv og bryte ned kollegiale eller hierarkiske barrierer, som vil ha en positiv innvirkning på den daglige arbeidsgangen. 

Lett tilgjengelig – for pengeboka og i hverdagen 

Intranettet har utviklet seg mye gjennom de siste 20 årene. Ettersom det har blitt en såpass utbredt teknologi, er det heller ikke lenger forbeholdt større virksomheter med dype lommer. Intranett har blitt billigere i tråd med at etterspørselen og bruken har økt, som innebærer at det er lett tilgjengelig og oppnåelig for de fleste bedrifter å ta i bruk. Sikkerheten rundt brukerdata og tilgang har dessuten blitt enda mer skjerpet i takt med utviklingen. 

Et moderne intranett er også tilgjengelig fra mobil og nettbrett, slik at man kan dele kritisk informasjon eller få tak i nyttig kunnskap uansett om du er på hjemmekontor, ferie eller hytta. 

Mer verdifullt enn ved første øyekast 

Husk også at et velfungerende intranett, hvor all relevant informasjon, administrasjon og vitensdeling blir samlet, er et verdifullt verktøy i onboarding av nye ansatte. Her finner de nøkkelopplysninger som de er avhengig av for å lykkes i stillingen sin. Det forenkler deres introduksjon til virksomheten og derfor får intranettet en indirekte rolle i å sikre en kostnadseffektiv arbeidsprosess for både nye og gamle kolleger. 

Prøv intranett i din bedrift 

Opplever du utfordringer med samarbeid, utdatert innhold og uklare ansvarsområder på arbeidsplassen din? Utforsk hvordan et velfungerende og interaktivt intranett kan bøte på disse problemene. Med Getynet Insider kan du forhøye den interne kommunikasjonen fra dag 1, etablere interne grupper og få adgang direkte fra smarttelefonen. 

Få en gratis demo i dag

Ofte stilte spørsmål 

Hva er forskjellen på internett og intranett? 

På internett kan man få tilgang på informasjon fra alle verdens nettsider og konsumere alle typer innhold, fra tekst til bilde og video. Et intranett er derimot kun tilgjengelig for ansatte i en bedrift og alt innholdet på intranett er forbeholdt deres øyne. Intranettet er dog bygget opp på samme teknologi og premiss som internett. 

Hvorfor intranett? 

Et intranett forbedrer den interne kommunikasjonen i en bedrift, og gjør det enklere for ansatte å finne den informasjonen de er på jakt etter. Ved hjelp av filarkiver og integrerte systemer kan ansatte dele kunnskap, booke møtelokaler og registrere ferie. 

Hva bør et intranett inneholde? 

Intranettet bør som minimum inneholde en nyhetsvegg, muligheten for å chatte og informasjonssider. Det skal fungere på de ansattes premisser, som betyr at intranettet bør tilpasses etter arbeidsoppgavene og -prosessene deres. Det skal være intuitivt å finne alle funksjonene, og det skal bidra positivt til å forbedre arbeidsprosessene og styrke arbeidskulturen.